Hilfe für die Eigentümerversammlung

In der Eigentümerversammlung treffen die Wohnungseigentümer wichtige Entscheidungen bezüglich der einzelnen Wohnungseigentumseinheiten und der allgemeinen Flächen des Hauses wie Gangflächen oder Dachböden. Alle für die Eigentümergemeinschaft relevanten Themen, etwa die Durchführung und Finanzierung von Instandhaltungs- und Renovierungsmaßnahmen, die Hausordnung, die Gebrauchs- und Nutzungsregeln oder etwaige bauliche Veränderungen, werden in der WEG-Versammlung besprochen und geregelt. Ferner wird von der Eigentümergemeinschaft ein vorausschauender Wirtschaftsplan mit den voraussichtlich anfallenden Aufwendungen für das kommende Wirtschaftsjahr erstellt. Daraus ergibt sich der Betrag, den jeder Eigentümer monatlich für die Bewirtschaftung des gemeinschaftlich verwalteten Eigentums zu entrichten hat.

Die Einladung zur Versammlung hat in der Regel schriftlich spätestens zwei Wochen vor dem angesetzten Termin zu erfolgen. Sie wird in der Regel vom Verwalter an die einzelnen Eigentümer verschickt, für gewöhnlich zusammen mit der Jahresabrechnung, die sämtliche Ausgaben und Einnahmen der vergangenen Rechnungsperiode beinhaltet.

Was sind die Aufgaben des Verwalters?

Organisiert und geleitet wird die Eigentümerversammlung, gemäß Geschäftsordnung, vom WEG-Verwalter. Der Verwalter prüft zu Beginn, ob die erschienenen Personen überhaupt zur Teilnahme berechtigt sind. Er eröffnet die Versammlung offiziell und begrüßt die Teilnehmer. Gibt es während der Versammlung Zwischenfragen, gehen diese direkt an den Verwalter. Geht es darum, Beschlüsse zu fassen, ermittelt der Verwalter, ob die Eigentümerversammlung beschlussfähig ist und gibt auch das Ergebnis bekannt. Sämtliche Beschlüsse werden vom Verwalter protokolliert und in die Beschlusssammlung eingetragen.

Spätestens zum Ende der dritten Woche nach der Versammlung hat der Verwalter ein Versammlungsprotokoll zu erstellen, es zu unterzeichnen und einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift vorzulegen. Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, ist auch die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden notwendig. Wenn im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung eine Versendepflicht des Verwalters vereinbart ist, hat dieser das Protokoll der Eigentümerversammlung innerhalb der dreiwöchigen Frist an die Eigentümer zu versenden. So ist gewährleistet, dass sie das Dokument noch vor Ablauf der einmonatigen Frist zur Beschlussanfechtung einsehen können. Das Protokoll enthält sämtliche Beschlussfassungen sowie Erklärungen der Teilnehmer. Es sollte zudem durch Erläuterungen sowie versammlungsrelevante Berichte und Textpassagen ergänzt werden.